Waarom ik (nog net) geen wandelende kennisbank ben

Het is alweer een hele tijd geleden dat ik voor het eerst schreef over mijn liefde voor Evernote.
We spreken 2017 de tijd dat ik Evernote mijn ‘externe brein’ noemde omdat ik simpelweg een plek nodig had voor mijn bonnetjes, aantekeningen en die eindeloze stroom aan informatie.

Nu, een paar jaar later, krijg ik nog steeds vaak de vraag: “Martijn, hoe onthoud jij dat allemaal?” Of: “Hoe vind jij die ene bron uit een podcast van drie maanden geleden zo snel terug?”

Het eerlijke antwoord? Ik onthoud het niet. Sterker nog, ik ben nog net geen wandelende kennisbank.
Maar ik heb wel een systeem dat ervoor zorgt dat ik me zo voel.

In mijn eerdere blog schreef ik al dat Evernote de spil is in mijn dagelijkse workflow. Dat is nog steeds zo, maar de manier waarop ik het gebruik is veranderd. Ik merkte dat alleen ‘opslaan’ niet meer genoeg was. Mijn digitale archief werd een beetje een rommelzolder waar ik wel alles in gooide, maar niet altijd de juiste connecties maakte. Ik heb verschillende vormen van vastleggen en opslaan geprobeerd, maar na het lezen van het boek Building a Second Brain geschreven door Tiago Forte

Tegenwoordig combineer ik de kracht van Evernote met de PARA-methode. En geloof me, dat is voor mij de missing link geweest in mijn Persoonlijk Kennismanagement (PKM).

PARA klinkt misschien technisch, maar het is eigenlijk heel simpel. Het is een manier van organiseren die niet kijkt naar wat iets is, maar naar wanneer je het nodig hebt. Ik heb mijn Evernote notitieboeken nu ingedeeld in vier smaken:

Het mooie hiervan? Als ik nu iets opsla, weet ik direct waar het thuishoort. Geen getwijfel meer over mapjes of tags. Het geeft een enorme bak mentale ruimte.

Mensen denken vaak dat je een PKM-systeem bouwt om méér te weten. Voor mij is het precies andersom: ik doe het om minder te hoeven onthouden.

Mijn brein is er om ideeën te bedenken, niet om ze vast te houden. Door Evernote te gebruiken als mijn centrale plek en PARA als de verkeersleider, kan ik met een gerust hart dingen ‘vergeten’. Ik weet namelijk dat ik met één zoekopdracht in mijn systeem de juiste informatie weer boven water heb op het moment dat het er echt toe doet.

Dus nee, ik ben geen wandelende encyclopedie. Ik ben gewoon iemand die zijn digitale gereedschapskist op orde heeft. En dat geeft me de focus om me bezig te houden met wat ik echt leuk vind: technologie, slim werken en alles wat daar tussenin zit.

Naast de mappenstructuur gebruik ik een slim systeem van tags. Waar PARA vertelt waar iets woont, vertellen tags me wat de status is. Het mooie? Ik gebruik ze alleen wanneer het echt waarde toevoegt of nodig is. Dus niet iedere notitie is voorzien van een tag. Tags is voor mij een vorm van organiseren over notities heen.

In mijn Evernote zie je bijvoorbeeld tags voor:

• Notitie Status: Is het nog maar een pril ‘idee’, ben ik er ‘in-uitvoering’ mee bezig, of is het iets dat ik nog moet ‘opruimen’?
• Project Status: Zo zie ik in één oogopslag of een project ‘actief’ is, ‘on-hold’ staat of al is ‘afgerond’

Ook gebruik ik tags voor ‘Wie’ en ‘Wat’. Dit is mijn geheime wapen voor snelle zoekopdrachten. Tags zijn voor mij optioneel; ze zijn er om me te helpen filteren, niet om mijn systeem ingewikkeld te maken. Het is de extra laag intelligentie bovenop mijn digitale brein.

Hoe organiseer jij jouw informatie?
Ben je nog van de losse briefjes, of heb je ook een ‘extern brein’ ingericht? Ik ben benieuwd!