Waarom geen PST’s?

  

Kortgeleden was ik bij een klant waar de discussie van data opslag in het gesprek aan bod kwam. De aanleiding van het gesprek bleek een vertraagde gebruikerservaring op de centrale werkplek.
En de grote omvang van dataopslag van zijn backup oplossing.
Ook bleef de tijd van het maken van de backup niet helemaal binnen de kantlijnen en liep dit vaak uit.

Na een kortstondige diagnose kwam ik tot de ontdekking dat de “ooit” ingestelde bedrijfspolicy die het aanmaken van PST bestanden had moeten voorkomen. Zichzelf  om een onverklaarbare rede weer had geactiveerd.
Kortom de ingestelde mailbox limiet op de email omgeving had er voor gezorgd dat zijn collega’s een alternatief hadden gevonden om email op te slaan en dit “Archief Bestand” in outlook actief te laten.
Veel lees en schijf acties naar alle PST bestanden zorgde ervoor dat de centrale opslag het nogal “druk” had.
En aantal rondzwervende PST bestanden zorgde er voor dat er veel opslag ruimte in gebruik was genomen.

Wat is een PST bestand?
PST staat voor “Personal Storage Table” voor het eerst geïntroduceerd in Microsoft Outlook 2000 om persoonlijke data in op te slaan. In het verleden was opslag van email nogal kostbaar en werd er door Microsoft een technologie ontwikkeld om het toch op te slaan op een alternative goedkopere locatie.
De PST technologie is een verouderde, onveilige, en kwetsbare manier van het opslaan van email data en het vraagt veel lees en schrijf snelheid (I/O) van het opslag middel.

Waarom is dit ooit ontwikkeld?
Het oorspronkelijke idee achter PST’s was om email zowel persoonlijk als bedrijfsmatig op te slaan op goedkopere opslag middelen en toch zichtbaar te houden in de Microsoft Outlook email client.
Het was een mooie mogelijkheid om de mailbox klein en compact te houden en je internet provider hoefde jou geen grote mailbox te geven (max 5mb) Er was namelijk een goed alternatief.
Een we hoefden geen grote aantallen email bestanden over die 56k6 telefoonlijntjes heen te verplaatsen.

Waar is het mis gegaan?
Zoals hierboven al is beschreven leek het op papier een prachtige oplossing, maar in de praktijk waren we er minder blij mee.
Wij e-mailgebruikers bleven maar mails verplaatsen naar de verschillende PST bestanden waardoor ze in omvang toenamen.
Voordat we het wisten begon er een omvang limiet te komen aan het PST bestand en hadden we al snel te maken mer corruptie van het PST bestand. PST bestand defect, emails kwijt!
Ook wisten we van gekkigheid niet meer waar we het bestand hadden opgeslagen en verdween het over de verschillende netwerk locaties en USB stations.
Daarnaast moest in het verleden de fysieke opslag server wat vaker opnieuw gestart worden dan huidig en was er weer 1 vergeten om zijn pc af te sluiten en hopla weer een defect PST bestand.
Ook waren de LAN verbindingen in het verleden ook wat minder stabiel dan vroeger en was er weer een PST bestand op een netwerk locatie geplaatst die nog geopend was en je raad het al.
Ook was de netwerk belasting van PST bestand groter dan simpelweg de mail ophalen van de mailserver bij b.v de internet provider.

Wat is het alternatief?
Anno 2107 is opslag een stuk minder kostbaar en zijn we vrij flexibel om dit in te zetten eventueel halen we die grote opslag wolken erbij van Dropbox, Google of Microsoft om data in op te slaan.
Vanuit mijn adviserende rol zou ik zeker geen mailbox limieten meer instellen, maar ongelimiteerde ruimte.
Met een extra licentie uitbreiding in b.v Microsoft Exchange is er een archivering mogelijkheid beschikbaar, die er voor zorgt dat de mailbox toch compact gehouden kan worden.
De archivering locatie is door de systeembeheerder zelf te bepalen en zou dus  op goedkopere en  tragere opslag middelen kunnen worden geplaatst.
En de systeembeheerder heeft nog een beetje invloed op de wijze van archiveren.
Daarnaast zijn er ook archivering oplossingen die nog beter omgaan met oude emails en toch dezelfde gebruikers ervaring hebben als normaal gebruik van email.
Afscheid nemen (verwijderen en opschonen) van oude email kan altijd nog.

Wat kan ik er nu nog tegen doen?
Schakel zeker het beleid in dat Outlook geen PST bestanden meer mag aanmaken, en sla zeker geen PST bestanden op in Cloud diensten. Ze zijn en blijven onveilig en het belast jou PC en netwerk onnodig.
Ook zou ik een bedrijfs beleid implementeren die voorkomt dat er nog email naar de PST bestand gesleept kan worden (Hier staat de tip: http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2015/07/08/deep-sixing-pst-files.aspx)
En zodra je een PST bestand vind, importeer het zo snel mogelijk in je mailbox, Microsoft exchange server of Email archivering oplossing.
En laat deze producten het werk doen met jou oude emailtjes.